Compra de Servicios con pedido y sin pedido en SAP B1

En esta entrada vamos a abarcar el proceso de la Compra de Servicios en SAP Business One.

Cuando trabajamos con Compras de Servicios, hemos de tener en cuenta cómo vamos a administrar los servicios de dicha compra, es decir, si vamos a utilizar o no un pedido.

Con pedido de proveedor

Supongamos que trabajamos con un proveedor que nos suministra servicios tales como diseño Web o paisajismo. Queremos acordar con el proveedor el servicio que compramos, el precio acordado y la cuenta de mayor asociada con el servicio. Para ello deberemos comenzar el proceso de compra con un pedido de compra para confirmar nuestro acuerdo con el proveedor.

En estos casos, como no se incluyen artículos, el proceso lógico sería realizar el circuito de compras con los siguientes documentos de marketing:  pedidos y las facturas de proveedores.

Cuando el proveedor recibe un pedido, confirma el acuerdo y se establecen las fechas en las que se brindará el servicio.

Supongamos que queremos formar a nuestros trabajadores para el funcionamiento de las máquinas que hemos comprado para la empresa.

Después de especificar el proveedor y las fechas del acuerdo deberemos especificar Servicio en la lista desplegable de Clase artículo/ Servicio.

Deberemos dar de alta la cuenta 629001 Gastos formación.

Una vez añadido el pedido en el sistema, si vamos a la pestaña de Finanzas, podremos observar que no ha comenzado ninguna contabilización.

El documento de pedido de entrada de mercancías no se usa por lo general para la compra de servicios. En general, este paso se realiza fuera del sistema.

Después de que reciba el servicio y el proveedor envía la factura, se introduce una factura de proveedores en el sistema.

En este caso sí que nos ha generado el correspondiente asiento de finanzas. Aunque no hay movimientos de stock que afectan a la cuenta 300 de existencias, ha generado el asiento cargando la cantidad en la cuenta 629001 Gastos formación.

Finalmente, un pago efectuado se crea para pagarle al proveedor.

Sin pedido de compra

Cuando adquirimos servicios como el suministro de electricidad o el alquiler no realizaremos el paso de crear un pedido. En el momento que recibimos la factura del proveedor, introducimos la información directamente en una factura de proveedor.

Veamos el proceso de creación de una factura de proveedor para este tipo de servicio sin pedido de compra.

La factura del proveedor contiene el nombre del proveedor, su número de factura, la fecha en la que se emitió la factura, una descripción del servicio que se compró y el importe a pagar.

Crearemos una factura de proveedor en SAP Business One e introduciremos el código del proveedor AC2001 Endesa SA.

Esto introduce los datos por defecto del proveedor desde los registros maestros del proveedor tales como el nombre del proveedor, dirección, condiciones de pago, métodos de pago, etc.

En el campo  Número de referencia introduciremos el número de factura del proveedor. Asimismo introduciremos la fecha de factura del proveedor especificada en la factura del proveedor.

Nos debemos asegurar que en la lista desplegable de Clase artículo/ Servicio, aparezca servicio. Esto nos va a permitir  introducir información de servicio tal como la descripción de los servicios y la cuenta de mayor adecuada. En nuestro caso la cuenta 628000 Suministros.

Finalmente, introduciremos el importe a pagar en el campo de importe total de la factura del proveedor.

En la pestaña Finanzas aparecerá la flechita naranja que nos indica de que se ha realizado una entrada en el diario (libro de Mayor)

Este es el asiento generado en el diario:

Podemos comprobar que al añadir la factura de servicios el valor actualiza el importe a pagar al proveedor, la cuenta de gastos relacionada y la cuenta asociada de mayor relacionada al mismo tiempo.

Cuando añadimos la factura, SAP Business One realiza una verificación de número de factura duplicado del proveedor. El sistema le avisa si se encuentra el número de factura de proveedor para que pueda buscar la factura. Esta función lo ayuda a evitar pagos duplicados.

Esperamos que os haya sido de utilidad esta información para poder  entender el proceso de compras de servicios en SAP B1, con pedido o sin pedido. En una futura entrada de este mismo blog veremos cómo combinar artículos y servicios en una factura de compra de servicios. 

Os recordamos que podéis mandar vuestras dudas sobre SAP Business One con el formulario que encontraréis al final de la página de manera gratuita, y si estáis pensando en ampliar vuestros conocimientos de Sap B1 o animamos a conocer esta oferta formativa de cursos SAP.

¡Hasta la próxima!